ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 16/2025 z dnia 1 grudnia 2025 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania uprawnieniami w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla Urzędu Gminy Krzęcin

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 16/2025

WÓJTA GMINY KRZĘCIN

z dnia 1 grudnia 2025 roku

w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania uprawnieniami w ramach
 Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla Urzędu Gminy Krzęcin

Instrukcja określa zakres odpowiedzialności i kroki prowadzące do wdrożenia Krajowego           Systemu e-Faktur w procesie nadawania, zmiany oraz odbioru uprawnień do korzystania z systemu KSEF.

§ 1. Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

1). Gminie Krzęcin/Urząd Gminy w Krzęcinie – należy przez to rozumieć Gminę Krzęcin lub Urząd Gminy w Krzęcinie,

2). administratorze systemu KSeF – należy przez to rozumieć osobę, która ma najszersze uprawnienia do zarządzania dostępem do systemu w imieniu podatnika, w tym możliwość nadawania, odbierania i modyfikowania uprawnień innym użytkownikom, a także wystawiania i przeglądania faktur,

3). użytkowniku systemu – należy przez to rozumieć osobę upoważnioną do:

a). wystawiania faktur,

b). przeglądu faktur.

§ 2. Procedury nadawania i zmiany uprawnień w ramach KSeF.

1. Każdy użytkownik systemu przed uzyskaniem uprawnień do systemu KSeF ma obowiązek zapoznać się z:

1). rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2021 r. poz. 2481 ze zm.),

2). niniejszą instrukcją.

2. Administrator systemu KSeF przyznaje pracownikowi uprawnienia w zakresie dostępu do systemu i dokumentuje ten fakt w karcie ewidencyjnej.

3. Karta ewidencyjna powinna odzwierciedlać aktualny stan systemu w zakresie użytkowników i ich uprawnień oraz umożliwiać przeglądanie historii zmian uprawnień użytkowników.

4. Wzór karty ewidencyjnej powinien zawierać:

1). imię i nazwisko użytkownika systemu KSeF,

2). rodzaj uprawnienia,

3). datę nadania uprawnienia,

4). datę odebrania uprawnienia,

5). przyczynę odebrania uprawnienia,

6). podpis administratora systemu KSeF.

5. Wzór karty ewidencyjnej uprawnień w zakresie dostępu i obsługi KSeF związanych z dostępem do KSeF stanowi załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji.

6. Przyznanie uprawnień w zakresie dostępu do systemu KSeF polega na wprowadzeniu do systemu każdego użytkownika oraz wykazu dostępnych mu danych i operacji.

7. Pracownik ma prawo do wykonywania tylko tych czynności, do których został upoważniony.

8. Pracownik ponosi odpowiedzialność za wszystkie operacje wykonane przy użyciu jego identyfikatora i hasła dostępu.

9. Pracownik zatrudniony przy pracy w systemie KSeF zobowiązany jest do zachowania tajemnicy.

10. W systemie KSeF stosuje się uwierzytelnianie dwustopniowe: na poziomie dostępu do komputera oraz na poziomie dostępu do aplikacji.

11. Odebranie uprawnień pracownikowi dokonywane jest przez administratora systemu
z podaniem daty oraz przyczyny odebrania uprawnień. Odebranie uprawnień pracownikowi równoważne jest z usunięciem konta w systemie KSeF.

12. Osoby odpowiedzialne za pracę poszczególnych referatów zobowiązane są pisemnie informować administratora systemu KSeF o każdej zmianie dotyczącej podległych pracowników, mającej wpływ na zakres posiadanych uprawnień w systemie KSeF.

13. Administrator systemu KSeF zobowiązany jest do prowadzenia i ochrony rejestru użytkowników i ich uprawnień.

§ 3. W przypadku stwierdzenia naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych zastosowanie ma Zarządzenie Nr 82/2025 Wójta Gminy Krzęcin z dnia 20 listopada 2025 roku w sprawie wdrożenia dokumentacji systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji w Urzędzie Gminy w Krzęcinie.

§ 4. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy Krzęcin.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załączniki do pobrania

Metadane - wyciąg z rejestru zmian