Biuletyn Informacji Publicznej

GMINA KRZĘCIN

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 4/2026 z dnia 31 marca 2026 roku w sprawie instrukcji obiegu dokumentów księgowych z uwzględnieniem Krajowego Systemu e-Faktur

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 4/2026
WÓJTA GMINY KRZĘCIN

z dnia 31 marca 2026 roku

w sprawie instrukcji obiegu dokumentów księgowych z uwzględnieniem
Krajowego Systemu e-Faktur

Na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zarządza się, co następuje:

§1. Ustala się i wprowadza tryb obiegu dokumentów księgowych z uwzględnieniem Krajowego Systemu e-Faktur według niniejszej instrukcji obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy w Krzęcinie.

§2. 1. Podstawę zapisów księgowych w jednostce stanowią następujące dowody źródłowe:

1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (faktury otrzymane za pomocą systemu KSeF, faktury korygujące, rachunki, noty);

2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (decyzje, opłaty, kasowy dowód wpłaty – KP, kasowy dowód wypłaty – KW, bankowy dowód wpłaty – BDW, protokoły przekazania środka trwałego – PT);

3) wewnętrzne – np. polecenie księgowania – PK, polecenie wyjazdu służbowego – delegacje, dowody kasowe, listy płac, raporty ZUS dokumentujące wysokości składek od wynagrodzeń, protokoły zmiany miejsca użytkowania środka trwałego, protokoły likwidacji środka trwałego – LT, protokoły przyjęcia środka trwałego do użytkowania – OT, protokoły odbioru robót, arkusze spisu z natury, protokoły różnic inwentaryzacyjnych, wniosek o zaliczkę, rozliczenie zaliczki;

4) KSeF – Krajowy System e-Faktur.

2. Dowody księgowe powinny zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,

3) opis operacji oraz jej wartości, a także – jeżeli to możliwe – określenie w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) kod QR w przypadku zmaterializowanej faktury wygenerowanej z systemu KSeF,

7) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miejsca oraz – o ile nie wynika to z techniki dokonywania zapisów – sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

3. Dowód księgowy sporządza się w języku polskim i walucie polskiej. Może być również sporządzony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym. Jeśli w dowodzie podane jest wartościowe określenie operacji gospodarczej tylko w walucie obcej, należy dokonać przeliczenia tej waluty na złote po kursie z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania operacji gospodarczej i wynik przeliczenia zamieścić bezpośrednio na dowodzie księgowym.

4. Dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały. Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują,kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych.

5. Niedopuszczalne jest dokonywanie wymazywania i przeróbek danych. Błędy w dowodach zewnętrznych obcych można korygować poprzez wysyłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, chyba że przepisy stanowią inaczej.

6. Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej
i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.

7. Błędy w zapisach księgowych, ujawnione po księgowym zamknięciu miesiąca, poprawia się poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywanych tylko za pomocą zapisów dwustronnych Wn i Ma – dodatnich lub ujemnych. Dowód korygujący (PK) powinien powoływać się na numer pozycji księgowej podlegającej korekcie.

8. Dowody i zapisy księgowe powinny umożliwić ich kontrolę, tj. powinny być kompletne, starannie prowadzone, zawierać merytoryczne uzasadnienie i być starannie przechowywane według chronologii i typów dokumentów w opisanych segregatorach.

§3. 1. Warunkiem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w ewidencji księgowej jest jego sprawdzenie w ramach systemu kontroli wewnętrznej, polegającej w szczególności na:

1) kontroli merytorycznej – czyli sprawdzeniu zasadności i celowości dokonania operacji gospodarczej, sprawdzeniu, czy przedmiot operacji jest zgodny ze stanem faktycznym, czy operacja gospodarcza jest zgodna z zawartą umową, przepisami prawa; kontroli dokonuje kierownik jednostki lub wyznaczeni przez niego pracownicy;

2) kontroli formalno-rachunkowej i zgodności z planem finansowym jednostki – czyli sprawdzeniu zgodności dokonanego wydatku z planem finansowym jednostki, sprawdzeniu, czy dowód księgowy jest zgodny z przepisami, czy zawiera wymagane cechy prawidłowego dowodu, czy nie zawiera błędów rachunkowych; kontroli dokonuje główny księgowy jednostki lub zastępca głównego księgowego jednostki;

3) kontroli zgodności z ustawą o zamówieniach publicznych – czyli sprawdzeniu zgodności przedmiotu zamówienia, trybu zamówienia, adresu dostawcy lub wykonawcy, ceny jednostkowej oraz wartości (zgodnie z zapisami ustawy o zamówieniach publicznych); kontroli nad realizacją przestrzegania przepisów PZP spoczywa na Kierowniku Referatu ds. Inwestycji, Gospodarki Nieruchomościami i Zamówień Publicznych.

2. Wszystkie dowody księgowe obce, tj. noty księgowe wpływające do Urzędu Gminy
w Krzęcinie (sekretariat), zostają opatrzone datą wpływu i przekazywane do Referatu Budżetu i Finansów Publicznych. Główny księgowy jednostki dokonuje sprawdzenia dokumentów pod względem formalno-rachunkowym polegającego na ustaleniu technicznej prawidłowości sposobu ich wystawienia, stwierdza, że zawierają wszystkie elementy prawidłowego dowodu
i dane liczbowe w nich wskazane nie zawierają błędów rachunkowych. Podpis głównego księgowego oznacza, że nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów i jest równoznaczny ze stwierdzeniem, że dany wydatek mieści się w planie finansowym.

3. Kierownik jednostki lub osoba przez niego wyznaczona dokonuje sprawdzenia pod względem merytorycznym i złożenia podpisu na postawionej pieczątce dotyczących tej operacji. Ostatecznego zatwierdzenia do wypłaty dokonują kierownik jednostki i główny księgowy, a w wypadku ich nieobecności – osoby zastępujące. Następnie dowody księgowe są numerowane, dekretowane i przygotowane do wypłaty.

4. Kwalifikacja dokumentu księgowego do okresu sprawozdawczego jest uzależniona od daty wpływu dokumentu. Jeśli dokument wpłynie po sporządzeniu sprawozdania budżetowego to ujmowany jest w kolejnym okresie sprawozdawczym. Wyjątek stanowi koniec roku, gdzie dokumenty należy ujmować według zasady memoriałowej. Dla naszej jednostki przyjmuje się dzień 15 stycznia następnego roku.

5. Po dokonaniu operacji finansowych (wpłaty i wypłaty z kasy, przelewy bankowe) dokonuje się segregacji dokumentów, które są umieszczane we właściwe segregatory. Dowody księgowe oznacza się kolejnymi numerami. Ustala się jednolitą numerację porządkową dla poszczególnych dowodów księgowych, narastającą chronologicznie.

6. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie, atramentem lub długopisem
w sposób umożliwiający identyfikację osoby podpisującej. Wykaz wzorów podpisów/parafek zawarto w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§4. 1. Za podstawę ujęcia operacji gospodarczej w księgach finansowych jednostki przyjmuje się:

1) oryginał dowodu zewnętrznego,

2) kopię dowodu własnego zewnętrznego.

2. Faktury generowane w systemie KSeF zostają zmaterializowane przez pracownika zatrudnionego w Referacie ds. Kancelaryjno – Organizacyjnych i Oświaty i dostarczone do sekretariatu Urzędu Gminy w Krzęcinie gdzie dokonywane jest oznaczenie wpływu oraz dekretacja na Referat Budżetu i Finansów Publicznych.

3. Za datę dostarczenia faktury generowanej w KSeF uważa się datę nadania unikalnego numeru KSeF.

4. Pracownik zatrudniony w Referacie ds. Kancelaryjno – Organizacyjnych i Oświaty, podsiadający uprawnienia do pobierania faktur z systemu, weryfikuje status wystawionych
i przesłanych do KSeF faktur.

5. Pracownik zatrudniony w Referacie Budżetu i Finansów Publicznych, posiadający uprawnienia do wystawiania faktur w systemie, weryfikuje status wystawionych
i przesłanych do KSeF faktur.

6. W okresie trwania awarii KSeF uprawniony pracownik zatrudniony w Referacie Budżetu
i Finansów Publicznych wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.

7. Za datę wystawienia faktury sprzedaży uznaje się datę faktycznego jej wystawienia, wskazaną przez Gminę Krzęcin/Urząd Gminy w Krzęcinie na tej fakturze.

8. Faktury wystawiane w czasie awarii będą udostępniane nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

9. Zakupy składników aktywów trwałych muszą być udokumentowane wyłącznie fakturami VAT, fakturami lub zmaterializowanymi wydrukami z systemu KSeF. Za dowody księgowe uznaje się także:

1) wyciągi bankowe;

2) decyzje;

3) opłaty;

4) raporty i dowody kasowe (dowody wpłat i wypłat gotówki);

5) deklarację podatkową;

6) polisę ubezpieczeniową;

7) polecenie przelewu;

8) polecenie wyjazdu służbowego służące do udokumentowania poniesienia wydatków przez pracownika na wyjeździe służbowym;

9) bilety parkingowe;

10) polecenia księgowania – sporządzone są w celu dokonania zapisu księgowego innego niż operacja zakupu, sprzedaży (np. zarachowanie w koszty amortyzacji, sprostowania błędnie wystawionych dowodów); dokumentem księgowym „polecenie księgowania” jest wydruk
z programu komputerowego lub sporządzony odręcznie, który jest podpisany przez pracownika księgowości;

11) protokoły zdawczo-odbiorcze mające zastosowanie przy przekazywaniu rzeczowych aktywów trwałych jednostki;

12) noty księgowe – sporządzone w celu dokonania rozliczeń (np. zwrot poniesionych wydatków), obciążenia karą umowną, np. za niedotrzymanie warunków umowy, uznania wierzyciela odszkodowaniem lub odsetkami naliczonymi od niezapłaconych należności, itp.

§5. 1. Obieg dokumentów księgowych jest systemem przekazywania dokumentów od chwili ich sporządzenia, względnie wpływu do jednostki z zewnątrz, aż do momentu ich zakwalifikowania i ujęcia w księgach rachunkowych.

2. Stosuje się następujące zasady ogólne dotyczące obiegu dowodów księgowych w jednostce:

1) zasadę terminowości – polegającą na przestrzeganiu ustalonych terminów przekazywania dokumentów, tj. niezwłocznie po ich otrzymaniu, wystawieniu czy wykorzystaniu, do pracowników, których dotyczą; terminy ostatecznego zaksięgowania operacji gospodarczych danego miesiąca muszą umożliwić sporządzenie w terminie obowiązującym sprawozdań oraz deklaracji;

2) zasadę systematyczności – polegającą na wykonywaniu czynności związanych z obiegiem dowodów księgowych w sposób systematyczny i ciągły;

3) zasadę samokontroli obiegu – polegającą na bezkolizyjnym obiegu dokumentów pomiędzy osobami uczestniczącymi w systemie obiegu, nawzajem się kontrolujących.

3. Sprawdzenie prawidłowości dowodów księgowych polega na:

1) ustaleniu, czy zostały sprawdzone pod względem zgodności z planem finansowym jednostki, ustawą o zamówieniach publicznych – pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym;

2) ustaleniu, czy zostały podpisane na dowód zakwalifikowania do księgowania zatwierdzone do realizacji przez kierownika jednostki;

3) ustaleniu dokumentów do uzupełnienia – w przypadku niesprawdzenia lub braku akceptacji przez kierownika jednostki;

4) oznaczeniu sposobu księgowania (dekretacji dowodów księgowych), polegającym na:

a) nadaniu dokumentom księgowym kolejnych numerów,

b) wskazaniu, na jakich kontach syntetycznych dowód ma być zaksięgowany,

c) określeniu daty, pod jaką ma być zaksięgowany,

d) podpisaniu dekretu przez głównego księgowego lub upoważnionego pracownika.

§6. 1. Dokumenty księgowe przechowywane są w siedzibie jednostki przy ul. Tylnej 7
w Krzęcinie.

2. Archiwizowanie dokumentów polega na kompletowaniu zbiorów dokumentów księgowych z poszczególnych okresów. Dokumenty składa się w teczki, skoroszyty, segregatory, zgodnie
z ich numeracją. Zbiory dokumentów powinny być oznaczone nazwą jednostki, data oraz numerami zebranych dokumentów, znakiem wskazującym rodzaj dokumentacji (np. dokumentacja płacowa, kadrowa, inwentaryzacyjna, itp.) oraz symbolem kwalifikującym zbiór do odpowiedniej kategorii archiwalnej.

3. Archiwizacja danych z ksiąg rachunkowych sporządzonych za pomocą komputera podlega szczególnym wymogom określonym w ustawie o rachunkowości.

§ 7. 1. Zarejestrowane i zaksięgowane dowody księgowe mogą być wydane za zgodą Kierownika jednostki lub głównego księgowego jednostki. Z niniejszą instrukcją zapoznano wszystkich zainteresowanych pracowników oraz zobowiązano ich do bezwzględnego jej przestrzegania.

2. Zobowiązuje się pracowników Urzędu Gminy w Krzęcinie do realizacji instrukcji określonej w §1 w zakresie dotyczącym ich zadań na powierzonych im stanowiskach.

3. Wykonanie zarządzenia wraz z obowiązkami nadzoru nad systematycznością realizacji instrukcji powierza się głównemu księgowemu jednostki.

4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy Krzęcin

Bogdan Wojciech Brzustowicz

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Wewnętrznego
Nr 4/2026 z dnia 31 marca 2026 roku

Osoby podpisujące dokumenty według ustaleń instrukcji i sprawdzające
pod względem merytorycznym

Lp.	Imię i nazwisko	Stanowisko	Podpis/parafka
1.	Bogdan Wojciech Brzustowicz	Wójt Gminy Krzęcin
2.	Ryszard Przywarty	Sekretarz Gminy Krzęcin
3.
4.
5.

Osoby sprawdzające dokumenty pod względem formalno-rachunkowym

Lp.	Imię i nazwisko	Stanowisko	Podpis/parafka
1.	Joanna Witkowska	Skarbnik Gminy Krzęcin
2.	Renata Józefczyk	Zastępca Głównego księgowego
3.
4.
5.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja	Osoba	Data
Dodanie dokumentu:	Ryszard Przywarty	07-04-2026 13:44:16
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji:	Wójt Gminy Krzęcin Bogdan Wojciech Brzustowicz	07-04-2026
Ostatnia aktualizacja:	Ryszard Przywarty	07-04-2026 13:44:16